Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG darfst du 2026 nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Gerechnet wird mit den Nettobeträgen, die du tatsächlich eingenommen hast. Im Gründungsjahr gilt eine strengere Grenze: Dann darfst du im ersten Kalenderjahr insgesamt nicht über 25.000 Euro kommen. Dafür stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, verzichtest aber auf den Vorsteuerabzug.
- Grenzen seit 2025: Vorjahr höchstens 25.000 Euro, laufendes Jahr höchstens 100.000 Euro, jeweils netto und nach Zahlungseingang.
- Gründungsjahr: Maßgeblich ist allein der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr, und die Grenze liegt bei 25.000 Euro. Eine Hochrechnung oder Prognose gibt es nicht mehr.
- Wer eine Grenze im laufenden Jahr überschreitet, zahlt schon auf den Umsatz Umsatzsteuer, mit dem die Grenze gerissen wird.
- Seit 2025 sind die Umsätze ausdrücklich steuerfrei. Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, und E-Rechnungen musst du empfangen, aber nicht ausstellen können.
- Wer freiwillig auf die Regelung verzichtet, ist fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden.
Stand: Oktober 2026
Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Wer unter den Grenzen bleibt, muss auf seine Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen und die Steuer nicht ans Finanzamt abführen. Seit der Reform zum 1. Januar 2025 sind diese Umsätze ausdrücklich steuerbefreit. Vorher wurde die Steuer formal nur „nicht erhoben“. Im Alltag ändert das wenig, rechtlich hat es aber Folgen, etwa für den Rechnungshinweis.
Konkret heißt das für dich:
- keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen,
- keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und in der Regel keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr,
- kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer in deinen Einkaufsrechnungen bleibt Kostenbestandteil.
Mit der Einkommensteuer oder der Gewerbesteuer hat die Regelung nichts zu tun. Auch als Kleinunternehmerin gibst du jedes Jahr eine Einkommensteuererklärung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab, und wenn dein Gewinn hoch genug ist, zahlst du Einkommensteuer. Diese Verwechslung begegnet Steuerberaterinnen ständig. Einen Überblick über alle Steuerarten gibt unser Beitrag Steuern für Gründerinnen.
Die Grenzen 2026 im Detail
Seit 2025 gelten zwei Schwellen, die du beide im Blick haben musst. Die erste schaut zurück, die zweite läuft im aktuellen Jahr mit.
| Situation | Grenze | Was beim Überschreiten passiert |
|---|---|---|
| Umsatz im Vorjahr (2025) | höchstens 25.000 Euro | Ab 1. Januar 2026 Regelbesteuerung, egal wie wenig du 2026 umsetzt |
| Umsatz im laufenden Jahr (2026) | höchstens 100.000 Euro | Sofort steuerpflichtig, schon der Umsatz, der die Grenze überschreitet |
| Gründungsjahr | höchstens 25.000 Euro tatsächlicher Umsatz | Sofort steuerpflichtig ab dem Umsatz, der die 25.000 Euro überschreitet |
Was zum Umsatz zählt
Maßgeblich ist der sogenannte Gesamtumsatz. Das sind die Entgelte, die du im Kalenderjahr tatsächlich vereinnahmt hast, also Zahlungseingänge, nicht geschriebene Rechnungen. Umsatzsteuer wird nicht mehr hinzugerechnet, das alte „brutto“-Prinzip ist mit der Reform entfallen. Anzahlungen zählen in dem Moment, in dem sie auf deinem Konto landen.
Nicht mitgerechnet werden bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus der Vermietung von Wohnraum, und der Verkauf von Anlagevermögen. Verkaufst du also deinen alten Firmenlaptop, belastet das deine Grenze nicht. Wichtig: Umsatzsteuerlich hast du immer nur ein Unternehmen. Machst du nebenbei Fotografie und betreibst zusätzlich einen kleinen Onlineshop, werden beide Umsätze zusammengerechnet. Das gilt auch, wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst und dein Gehalt aus der Anstellung weiterläuft: Das Gehalt zählt nicht, alle selbstständigen Umsätze schon.
Sonderfall Gründungsjahr
Hier hat die Reform am meisten verändert, und viele ältere Ratgeber sind noch nicht nachgezogen. Bis 2024 kam es im Gründungsjahr auf deine Prognose an, und wer mitten im Jahr startete, rechnete den Umsatz auf zwölf Monate hoch. Seit 2025 gilt laut Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025: Im Jahr der Gründung zählt allein der tatsächliche Umsatz dieses Jahres, und die Grenze liegt bei 25.000 Euro, nicht bei 100.000 Euro.
Beispiel: Du gründest im Juli 2026 als Texterin und stellst bis November Rechnungen über 24.000 Euro, die alle bezahlt werden. Im Dezember kommt ein Auftrag über 3.000 Euro herein. Mit dieser Zahlung überschreitest du die 25.000 Euro. Die 3.000 Euro sind bereits voll umsatzsteuerpflichtig, die vorherigen 24.000 Euro bleiben steuerfrei. Ab 2027 bist du regelbesteuert, weil dein Vorjahresumsatz über 25.000 Euro lag.
Überschreiten der 100.000 Euro
Die laufende Grenze wirkt sofort. Das Bundesfinanzministerium rechnet in seinem Anwendungsschreiben ein Beispiel vor: Eine Unternehmerin hatte im Vorjahr 20.000 Euro Umsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Dann kommt ein Auftrag über 40.000 Euro. Nicht nur die 20.000 Euro über der Grenze, sondern der gesamte Auftrag über 40.000 Euro unterliegt der Regelbesteuerung. Ab diesem Moment schreibst du alle Rechnungen mit Umsatzsteuer und gibst Voranmeldungen ab. Wie die funktionieren, erklären wir im Beitrag zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Wer knapp unter einer Grenze liegt und einen großen Auftrag annimmt, sollte vorher rechnen. Hast du der Kundin einen Festpreis „ohne Umsatzsteuer“ zugesagt und rutschst damit in die Steuerpflicht, musst du die Steuer im Zweifel aus dem vereinbarten Betrag herausrechnen. Vereinbare in solchen Fällen Preise ausdrücklich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, falls diese anfällt.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für dich?
Die Regelung ist nicht automatisch die bessere Wahl. Es kommt darauf an, wer deine Kundschaft ist und wie viel du investierst.
Eher ja, wenn du überwiegend an Privatpersonen verkaufst, etwa als Coach, Yogalehrerin, Kosmetikerin oder mit einem kleinen Shop. Privatkundinnen können keine Vorsteuer ziehen. Für sie ist dein Preis ohne Umsatzsteuer schlicht günstiger, oder du behältst bei gleichem Endpreis mehr übrig.
Eher nein, wenn du fast nur an Unternehmen verkaufst oder am Anfang viel investierst. Geschäftskundinnen holen sich die Umsatzsteuer ohnehin vom Finanzamt zurück, für sie macht es keinen Unterschied. Du dagegen verschenkst den Vorsteuerabzug auf Laptop, Kamera, Software und Werbung.
Rechenbeispiel: Coach mit Privatkundinnen
Eine Coachin nimmt im Jahr 22.000 Euro von Privatkundinnen ein. Ihre Ausgaben betragen 4.000 Euro netto zuzüglich 760 Euro Umsatzsteuer, also 4.760 Euro brutto. Sie überlegt, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen soll. Die Endpreise für ihre Kundinnen sollen in beiden Fällen gleich bleiben.
| Kleinunternehmerin | Regelbesteuert | |
|---|---|---|
| Einnahmen von Kundinnen | 22.000,00 Euro | 22.000,00 Euro |
| davon Umsatzsteuer ans Finanzamt (19 %) | 0,00 Euro | −3.512,61 Euro |
| Ausgaben | −4.760,00 Euro | −4.000,00 Euro (760 Euro Vorsteuer zurück) |
| bleibt vor Einkommensteuer | 17.240,00 Euro | 14.487,39 Euro |
Die Kleinunternehmerregelung bringt ihr hier rund 2.750 Euro mehr. Würde sie dagegen im ersten Jahr für 15.000 Euro netto investieren, etwa in Technik und einen Online-Kurs-Aufbau, sähe die Rechnung anders aus: Dann ginge ihr als Kleinunternehmerin ein Vorsteuerabzug von 2.850 Euro verloren. Spiel deine eigenen Zahlen für zwei bis drei Jahre durch, bevor du dich entscheidest. Wie du Preise mit und ohne Umsatzsteuer kalkulierst, steht in unserem Beitrag zur Preisgestaltung für Solopreneurinnen.
So nutzt du die Regelung: Anmeldung, Rechnung, Verzicht
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Einen gesonderten Antrag gibt es nicht. Du entscheidest dich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach der Gewerbeanmeldung oder dem Start als Freiberuflerin über ELSTER einreichst. Im Abschnitt zur Umsatzsteuer gibst du deinen voraussichtlichen Umsatz an und erklärst, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Im Gründungsjahr musst du hier ehrlich einschätzen, ob du unter 25.000 Euro bleibst. Rechnest du mit mehr, ist die Regelung im ersten Jahr ohnehin nur bis zum Überschreiten nutzbar.
Was auf deine Rechnungen gehört
Als Kleinunternehmerin darfst du vereinfachte Rechnungen nach § 34a UStDV ausstellen. Sie brauchen:
- deinen vollständigen Namen und deine Anschrift,
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Art und Umfang der Leistung,
- den Rechnungsbetrag,
- einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmerin.
Für den Hinweis reicht laut Bundesfinanzministerium eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“. Eine saubere Variante ist: „Steuerbefreit nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).“ Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer gesondert aus. Tust du es versehentlich doch, schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Mehr zu allen Pflichtangaben liest du in unserem Leitfaden zu Rechnungen und Pflichtangaben.
Zur E-Rechnung: Kleinunternehmerinnen sind von der Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen, ausgenommen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Freiwillig verzichten
Du kannst jederzeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und regelbesteuert arbeiten, zum Beispiel weil du hohe Anfangsinvestitionen hast oder fast nur an Firmen verkaufst. Die Erklärung ist formlos möglich, auch direkt im Fragebogen, und sogar rückwirkend bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Gibst du einfach Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, gilt auch das als Verzicht. Der Haken: Du bist dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Eine Rückkehr ist danach nur mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres möglich.
Typische Fehler und Fallstricke
- Mit alten Grenzen rechnen: Wer noch mit 22.000 und 50.000 Euro oder mit Bruttoumsätzen kalkuliert, liegt seit 2025 falsch. Das gilt auch für die Hochrechnung im Gründungsjahr, die es nicht mehr gibt.
- Reverse Charge übersehen: Kaufst du als Kleinunternehmerin Leistungen bei Unternehmen im EU-Ausland ein, etwa Werbeanzeigen oder bestimmte Software-Abos, schuldest du unter Umständen selbst die deutsche Umsatzsteuer darauf. Dann musst du trotz Kleinunternehmerstatus eine Voranmeldung abgeben und die Steuer zahlen, ohne sie als Vorsteuer zurückzubekommen.
- Digitale Produkte ins EU-Ausland: Verkaufst du Onlinekurse oder Downloads an Privatpersonen in anderen EU-Ländern und kommst dabei über 10.000 Euro im Jahr, gilt die Umsatzsteuer des Kundenlandes, und die deutsche Befreiung hilft dir nicht. Wie das abläuft, erklärt unser Beitrag zum OSS-Verfahren.
- Einnahmen nicht laufend summieren: Die 100.000-Euro-Grenze überschreitest du an einem bestimmten Tag. Führe eine einfache Umsatzliste nach Zahlungseingang, damit du rechtzeitig merkst, wenn es knapp wird.
- Unterschiedliche Tätigkeiten getrennt betrachten: Alle selbstständigen Umsätze einer Person laufen in ein Unternehmen. Zwei kleine Standbeine unter je 25.000 Euro können zusammen die Grenze reißen.
Kleinunternehmerin im EU-Ausland
Seit 2025 gibt es zusätzlich eine EU-weite Kleinunternehmerregelung. Damit kannst du die Befreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, wenn du dort Umsätze machst, etwa als Fotografin mit Aufträgen in Österreich. Voraussetzung ist, dass dein EU-weiter Jahresumsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt und du die Grenzen des jeweiligen Landes einhältst. Du nimmst dafür an einem besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern teil, bekommst eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und meldest deine Umsätze vierteljährlich. Für die meisten Gründerinnen mit rein deutscher Kundschaft spielt das keine Rolle.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Grenze als Kleinunternehmerin 2026?
Dein Umsatz darf 2025 höchstens 25.000 Euro betragen haben und darf 2026 nicht über 100.000 Euro steigen. Gründest du 2026, liegt die Grenze für dieses Jahr bei 25.000 Euro tatsächlichem Umsatz.
Ist die Grenze brutto oder netto?
Seit 2025 netto. Maßgeblich sind die vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer. Da du als Kleinunternehmerin keine Umsatzsteuer berechnest, entspricht das in der Praxis deinen Zahlungseingängen.
Kann eine Kleinunternehmerin Vorsteuer abziehen?
Nein. Die Umsatzsteuer aus deinen Einkaufsrechnungen bekommst du nicht zurück. Sie ist für dich ganz normaler Aufwand, den du in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung brutto als Betriebsausgabe ansetzt.
Muss ich die Kleinunternehmerregelung beantragen?
Nein. Du gibst im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass du sie nutzen willst. Einen gesonderten Antrag gibt es nicht.
Was passiert, wenn ich die 25.000 Euro überschreite?
Liegst du in einem normalen Geschäftsjahr darüber, bist du ab dem 1. Januar des Folgejahres regelbesteuert. Im Gründungsjahr wirkt die Grenze sofort: Schon der Umsatz, mit dem du die 25.000 Euro überschreitest, ist steuerpflichtig.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für eine UG oder GmbH?
Ja. Die Regelung hängt nicht an der Rechtsform. Auch eine GbR, UG oder GmbH kann sie nutzen, wenn sie unter den Grenzen bleibt.
Quellen
- § 19 UStG: Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (Fassung ab 01.01.2025)
- Bundesfinanzministerium: Anwendungsschreiben zur Kleinunternehmerregelung vom 18.03.2025
- Finanzverwaltung Hessen: Kleinunternehmer, Neuregelung ab 2025
- Bundeszentralamt für Steuern: Europäische Kleinunternehmerregelung
