Eine Rechnung braucht nach Paragraf 14 UStG neun Pflichtangaben, darunter deinen vollen Namen, die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den ausgewiesenen Steuerbetrag. Bis 250 Euro brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Als Kleinunternehmerin weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern verweist auf Paragraf 19 UStG. Seit 2025 musst du im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt 2027 und 2028.
Eine falsch geschriebene Rechnung kostet dich Geld. Fehlt eine Pflichtangabe, darf dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt dir die Rechnung zurück. Im schlimmsten Fall streicht das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug rückwirkend. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Angaben 2026 auf jede Rechnung gehören und wo die Regeln für Gründerinnen einfacher sind.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Jede Rechnung über mehr als 250 Euro braucht neun Pflichtangaben nach Paragraf 14 Absatz 4 UStG. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Kunde verliert seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Die vollständige Liste gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmerinnen.
Diese Angaben gehören auf jede vollständige Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag)
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für die Rechnungsnummer gilt nur, dass sie einmalig und nachvollziehbar sein muss. Eine reine Zahlenfolge ist erlaubt, ebenso eine Kombination aus Jahr, Kundennummer und laufender Zahl wie 2026-0042.
Der häufigste Fehler bei Gründerinnen ist das Ausstellungsdatum und der Leistungszeitpunkt in einem Feld. Beide sind getrennte Pflichtangaben. Fällt der Leistungszeitpunkt mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig, auch wenn beide Daten identisch sind.
Wann reicht eine Kleinbetragsrechnung?
Bei einem Bruttobetrag bis 250 Euro darfst du eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung nach Paragraf 33 UStDV ausstellen. Sie braucht nur vier Angaben statt neun. Das spart Zeit bei kleinen Verkäufen wie Materialkosten, Café-Rechnungen oder Kleinaufträgen.
Eine Kleinbetragsrechnung muss enthalten: deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe mit Angabe des Steuersatzes. Namen und Anschrift der Kundin sowie eine Rechnungsnummer sind hier nicht nötig.
Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer, nicht auf den Nettobetrag. Rechnest du 220 Euro netto plus 19 Prozent, liegst du bei 261,80 Euro brutto und brauchst eine vollständige Rechnung. Rechne im Zweifel immer den Bruttobetrag nach, bevor du die vereinfachte Form nutzt.
Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmerinnen?
Als Kleinunternehmerin nach Paragraf 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Deine Rechnung enthält keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein passender Satz ist „Gemäß Paragraf 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.
Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung. Du bleibst Kleinunternehmerin, wenn dein Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro lag und dein laufender Umsatz im Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Überschreitest du die 100.000 Euro unterjährig, wirst du ab dem nächsten Umsatz regelbesteuert. Wie die Regelung im Detail funktioniert, liest du in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Alle anderen Pflichtangaben bleiben auch für dich verpflichtend. Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Datum musst du also trotzdem sauber angeben.
Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt nach Umsatz. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 folgen alle übrigen B2B-Unternehmen. Als Kleinunternehmerin bist du vom Ausstellen befreit, musst E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an private Endkundinnen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für diese Fälle bleibt Papier oder PDF erlaubt.
Meine Einschätzung
Warte mit der Umstellung auf E-Rechnungen nicht bis zur eigenen Ausstellungspflicht. Wer Geschäftskunden hat, bekommt schon jetzt strukturierte Rechnungen und muss sie GoBD-konform speichern können. Eine Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD liest und schreibt, nimmt dir die technische Umsetzung ab und macht dich für 2027 vorbereitet, statt dich unter Zeitdruck zu setzen.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Eine fehlerhafte Rechnung kannst du jederzeit berichtigen. Fehlt eine Pflichtangabe, stellst du keine neue Rechnung mit derselben Nummer aus, sondern ein separates Berichtigungsdokument oder eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer und Verweis auf das Original. Der Kunde darf die Vorsteuer erst mit der korrekten Rechnung ziehen.
Storniere eine bereits versendete Rechnung nie durch Löschen. Du erstellst stattdessen eine Stornorechnung, die den ursprünglichen Betrag negativ ausweist und auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. So bleibt deine Nummernfolge lückenlos und nachvollziehbar, was bei einer Prüfung wichtig ist. Wie du deine Belege danach ordentlich ablegst, zeigt dir der Beitrag zum digitalen Belegmanagement nach GoBD.
- Vollständige Rechnungen über 250 Euro brauchen neun Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG.
- Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben.
- Kleinunternehmerinnen weisen keine Umsatzsteuer aus, sondern verweisen auf Paragraf 19 UStG.
- E-Rechnungen musst du im B2B seit 2025 empfangen können, ausstellen ab 2027 oder 2028.
- Fehler korrigierst du über Berichtigungs- oder Stornorechnungen, nie durch Löschen.
Häufige Fragen zu Rechnungspflichtangaben
Brauche ich als Kleinunternehmerin eine Rechnungsnummer?
Ja. Die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ist auch für Kleinunternehmerinnen Pflicht, sobald du eine vollständige Rechnung ausstellst. Nur bei der vereinfachten Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro entfällt die Rechnungsnummer.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos aufsteigend sein?
Nein. Das Gesetz verlangt nur, dass jede Nummer einmalig und nachvollziehbar vergeben wird. Du darfst eigene Nummernkreise nutzen, etwa nach Jahr oder Kundengruppe. Eine lückenlose Reihe ist nicht vorgeschrieben, erleichtert dir aber die Übersicht.
Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Das PDF-Format bleibt für Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen an Privatkundinnen erlaubt.
Bis wann muss ich eine Rechnung stellen?
Bei Leistungen an Unternehmen gilt eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. In der Praxis solltest du zeitnah abrechnen, damit dein Geldeingang planbar bleibt und die Zuordnung im laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraum stimmt.
Was gehört bei einer Leistung ins Ausland auf die Rechnung?
Bei innergemeinschaftlichen B2B-Leistungen weist du keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern verwendest die USt-IdNr. beider Parteien und den Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren. Für digitale Leistungen an Privatpersonen in der EU ist das OSS-Verfahren relevant.
Fazit
Korrekte Rechnungen sind kein Bürokratie-Detail, sondern die Grundlage für deinen Vorsteuerabzug und den deiner Kundinnen. Merke dir die neun Pflichtangaben, nutze die Kleinbetragsregel bei kleinen Summen und stelle dich frühzeitig auf E-Rechnungen ein. Wenn du mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, sind die meisten Pflichtangaben ohnehin vorgegeben und du sparst dir die manuelle Kontrolle.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei individuellen Fragen zu deiner Rechnungsstellung oder Umsatzsteuer wende dich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
Quellen
- Paragraf 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de
- Paragraf 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge, gesetze-im-internet.de
- Bundesfinanzministerium, FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025
- IHK Region Stuttgart, Pflichtangaben für Rechnungen
